今回は、会社で必要となるパソコンの知識やスキルについて触れていきたいと思います。
今の時代パソコンを触ったことがない人は殆んど居ないと思いますが、会社に入ったらどこまで使えれば良いのかと不安になると思いますが私の経験を元に考えて見ます。
私のバックグランドと注意点
具体的な内容の前に、私のバックグランドについて簡単に触れてみたいと思います。
まず日本で最も多いであろうサラリーマンの1人で、ざっくり２０年くらいのキャリアです。
仕事は電機関係で技術系の仕事をしています。
これまで携わった仕事は、キャリアの割には多く、現場系、管理系、システム、設計、商品企画、経営企画等々で、広く浅くという感じです。
たいそうな役職ではないですが中間管理職というやつでもあります。
多くの人と関わり今に至りますが、ここ数年感じていることは新人(新人に限りませんが)を育成するなかで毎回同じようなことを説明しているということ。
もし、会社に入る前に同じようなことを学ぶ機会があれば、もっと早く戦力になるのではないか
と感じていました。
そんなことを教えてくれる学校があれば、もし自分が経営者ならそのような学校を卒業した学生を採用するだろうなと。
そしてそれは入社する人も、入社される会社もハッピーです。
というところで、いろいろ考えて書いていこうと思っていますが、これから書く内容についてはあくまで私の経験に基づく私の独断と偏見に基づく主観です。
参考になるかもしれませんし、参考にならないかもしれません。
仕事といっても色々な業種があります。
同意できないという意見も多分にあると思いますので、その程度の内容という前提で読んでいただければ幸いです。
パソコンの知識
パソコンについてどこまで知っていれば良いかという問いについての解はないと思います。
何故なら、職業によって異なるからです。
但し、基本的なことは知っておくべきだと思います。
何故なら、これからさらに高度化するITの時代で、細かいことまで知っている必要はないですが、大体のイメージが出来ることは非常に重要です。
業務の効率化の為にシステムを購入する、開発するとういう仕事に携わることもあるかも知れません。
そしてそういう仕事は更に増えていくでしょう。その時に拒否することはなかなか難しくなるからです。
「これからはサーバーを増やすのでは無く、クラウドの時代です」と言って話題になった国会議員も居ましたがこの内容を笑えるくらいの知識は最低限必要だと思います。
クラウドというのは雲のイメージで、自分のPCではなくみんなが同じ雲のようなところに保存出来たり、雲の中にあるシステムを使うことができたりということで、実際に動いているのはデータセンタにあるサーバーです。
ハード？ソフト？わからない横文字が沢山
パソコン関連は横文字が多く、常に進化していく為、IT関係の技術者と会話するとわからない単語が沢山出てくることがあります。
これは仕方のないことではありますが、意味について会話の中で理解しイメージする為には基本的な知識が必要になります。
パソコンは電卓？
昔はパソコンを電子計算機と読んでいました。
要は性能の良い電卓です。
今はスマホにも電卓機能があるので、実物の電卓を触ったことがない人も居るかもしれませんね。
電卓の表示がパソコンのディスプレイで、ボタンがキーボードみたいなイメージです。
画面に映し出されている映像は実は膨大に計算された計算結果なのです。
これが電子計算機と言われた所以かもしれません。
パソコンの構成
パソコンのハード(ウェア)と言えば、電卓の本体や中で計算してくれる物理的な部品やその組み合わせです。
その中には、脳の働きをする部品や、計算用の一時的な計算用紙となる部品や、記憶しておく部品、画面に映し出す部品や音を出す部品などで構成されています。
次にソフト(ウエア)の部分ですがこれは少し難しいですね。パソコンの電源を入れて画面が表示されます。
それはパソコンのハードウェアの中でソフトが動いているから表示がされます。
一般的にはWindowsが多いと思いますがこれがOS（オペレーションシステム）と言うものでパソコンの基本的な機能を実現するソフトです。
設定を変えたりすることが可能です。
一方、エクセルやパワーポイント、ゲームの様なものはアプリケーションソフトと呼ばれ、OSの上で動作するのでアプリケーションソフトだけでは動かすことができません。
パソコンを購入した時に、OSと一緒にインストールされていることが多い為あまり気にすることは無いと思いますが実際は同じソフトウエアでも大きな違いがあります。
具体的な内容は必要に応じて学んでいけば良いと思いますが、電源入れれば、なんか動いて、ゲームとかインターネットが出来ると言った漠然としたイメージではなくもう少し踏み込んで理解しておいた方が良いと思います。
特に最近はサイバーセキュリティや情報漏洩の問題が多く、ただ便利な物だと思って使っていると、会社の情報を漏洩してしまうこともあります。
USBのスマホ充電器がありますが、自分のスマホを会社のパソコンに繋いで充電することに、なんの危機感も感じない人はそのリスクについて勉強する必要があるでしょう。
何故危険なのかは割愛しますが、便利なものは中で何が起きているかイメージしにくいことも多いと思います。
仮に、自分のスマホにインストールしたアプリが、どこかに情報を流すような機能を作りこまれていた、またはウィルスに感染していたとしたら・・・・
どんなソフトについてどこまで使えればよいか？
この問題についても、共通した答えはないです。
就職する会社によって使うソフトが全く異なるからです。
専門的になればなるほど、専用のアプリケーションソフトを使います。
全てを事前に使えるようになることは現実的ではないですし、会社も期待していないと思います。
但し、Microsoft Officeと言われるワードやエクセル、パワーポイントについては多くの会社が共通で使っている為、ここではそれらのアプリケーションソフトでどこまで出来ると良いか触れていきます。
Microsoft Office
学校などでも使った経験があると思いますが、細かく使い方を教わるというよりは、触りながら覚えることも多く、自分がどのレベルまでのスキルがあるかというのが判断しにくかった経験が若い頃はありました。
私の場合は仕事でエクセルとパワーポイントが9割、ワードは1割程度しか使いません。
もちろん職種によって異なりますが、個人的にはワードは1番使いにくく、長い文章がメインの書類作成についてしか使いません。
なので今回はエクセルとパワーポイントについて私の意見を述べたいと思います。
エクセルについて
エクセルは表計算ソフトと言われており、計算式を入れた表を作ったり、リストを作ったりリストを集計したりするのに使います。
ここでは大きく分けて4つのレベルに分かれると思います。
レベル1
これはほとんどのエクセルを触ったことがある人に当てはまるレベルでないでしょうか？
セルに文字を入力する(よくセルの中で改行が出来ないという人もいますが)
セルに色を付けたり、枠の線を引いたり、簡単な合計を計算式で入れてみたり。
リストをフィルター機能で見たいデータを絞り込んだりというレベルです。
レベル2
ここは少し難しくなります。
数式と関数を自由に使えるレベルで、数式を書く作法や関数を使う時の作法がわかるレベルになります。
具体的には、共通な項目を持った二つのリストを関数を使って突き合わせて見たり、二つの列に書いてある文字を合体したりといことが出来るレベルです。
関数については種類が多く全てを使える人は殆どいないと思います。
そしてこのレベルの中でも、スキルの差はかなりあります。
基本として使う関数は10個程度だと思いますのでそれが使えれば良いと思いますし、必要に応じて、WEBで調べながら使えるレベルなら問題無いと思います。
レベル3
更にレベルアップですが、エクセルにはリストを集計するピボットテーブルという機能があります。
この機能はリストから一気に集計表を作ってもらえるという素晴らしい機能で、私も知った時は非常に感動したことを覚えています。
例えば10000件のお客さんが購入した品物のリストがあります。
この中から、キャベツとレタスが何個購入されたかを知りたいとします。
レベル1の人はエクセルのフィルタ機能で、数を数えます。
相当な時間がかかると思います。
このピボットテーブルの機能を使えこなせれば、30秒で答えが出ますし、キャベツとレタス以外の品物が何個リストに中にあるかもわかってしまいます。
具体的な機能の説明は割愛しますが、是非とも知って欲しい機能です。
レベル4
最も高いレベルについてですが、もちろん上には上があるのでレベル4以上ということにします。
レベル4はエクセルのマクロが使えるというレベルです。
マクロというのはVBAとも呼ばれ、関数だけでは出来ないような仕事をエクセルにやってもらうプログラミングのようなイメージです。
例えば、先程使った10000件のリストから、購入した品物毎のリストを作って、その商品名のファイル名を付けてそれぞれ保存するという仕事をボタンひとつで実施させる場合はこのマクロが必要になります。
このあたりは奥が非常に深いですし、過去にプログラミングに触れたことがある人なら比較的、学び易いですが、そうで無い場合は少しハードルがあると思います。
求められるレベル
正直、担当する業務で全く使わない可能性があるスキルですが、長いサラリーマン人生では何が起きるかわからないのも事実。
レベル2ぐらいであれば、まぁまぁですが、できればレベル3のピボットテーブルは知っていて欲しいです。
何故なら仕事が劇的に変わります。
レベル4についてはプログラミングに触れたことがある人であればチャレンジするのも有りですが、全く使う機会が無い可能性もあります。
但し、知っていると、同じような作業を大量にこなさなきゃいけない仕事の効率化ができるので役に立つこともあるかも知れません。
パワーポイントについて
最近ではパワポとも呼ばれることもあるパワーポイントですがプレゼンテーションソフトです。
人前で発表する時に使うソフトですが、最近は在宅勤務やリモートワークも浸透してきており、打合せの資料にパワーポイントを使うケースも多いと思います。
私もそこまで使いこなしている訳ではないのでエクセルの様なレベル分けはしませんが、文字や画像を入れたり、グラフを書いたり、アニメーションを設定することが出来ます。
マイナーではありますが、エクセル同様にマクロ機能も実はあります。
スキルとしては、資料などを作る際に触って覚えていけば良いレベルだと思います。
どちらかと言うと、スキルより資料の構成が非常に重要になってくるので、基本的な構成について学ぶことが出来ると役にたつと思います。
機会があれば資料の構成についても考えて書きたいと思いますが、簡単に触れるとすれば、物語(ストーリー)になっていなければなりません。
まずは、こんな背景もあってこんな目的を達成したい。
それを実現する為にはこんな課題がある。
そしてその課題を解決する為にこんな案がある。
結論としてこういう風にしたい。
というような流れです。
この構成が頭に浮かんで、資料にできるようになれば、まずは一人前なのかなぁと思っています。
最後に
いかがでしたでしょうか？
パソコンの知識や、Microsoft officeについて触れてきました。
ざっくりでも良いからパソコンの仕組みを知っておくこと、そして特にエクセルとりあえず使ったことはあるというレベルから、ここまで出来る様になって欲しいというレベルのイメージがついたでしょうか？
少しでもみなさんのお役に立てれば幸いです。
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