今回は、朝会社に出社して自分のデスクに座って仕事を始めると思いますが、その手にとった仕事は正しいのか？
仕事は過去から継続しているものや、これから依頼されるものがありますが、依頼された順番と終わらせる順番が一致することは基本的に少ないと思います。なぜならその仕事の重要度や納期、費やす時間がそれぞれ異なるからです。
重要度や納期の考え方については前回の投稿を参考にしていただければと思いますが、今回は毎日どのようなリズムで仕事を進めていくのが良いかについて触れて行きたいと思います。
私のバックグランドと注意点
具体的な内容の前に、私のバックグランドについて簡単に触れてみたいと思います。
まず日本で最も多いであろうサラリーマンの1人で、ざっくり２０年くらいのキャリアです。
仕事は電機関係で技術系の仕事をしています。
これまで携わった仕事は、キャリアの割には多く、現場系、管理系、システム、設計、商品企画、経営企画等々で、広く浅くという感じです。
たいそうな役職ではないですが中間管理職というやつでもあります。
多くの人と関わり今に至りますが、ここ数年感じていることは新人(新人に限りませんが)を育成するなかで毎回同じようなことを説明しているということ。
もし、会社に入る前に同じようなことを学ぶ機会があれば、もっと早く戦力になるのではないか
と感じていました。
そんなことを教えてくれる学校があれば、もし自分が経営者ならそのような学校を卒業した学生を採用するだろうなと。
そしてそれは入社する人も、入社される会社もハッピーです。
というところで、いろいろ考えて書いていこうと思っていますが、これから書く内容についてはあくまで私の経験に基づく私の独断と偏見に基づく主観です。
参考になるかもしれませんし、参考にならないかもしれません。
仕事といっても色々な業種があります。
同意できないという意見も多分にあると思いますので、その程度の内容という前提で読んでいただければ幸いです。
仕事のタイプについて
まず、就いている仕事の種類について予め整理したいと思います。
１つはルーチン的な仕事ですが、毎日自分のすべき仕事が決まっていて一定の周期で繰り返すような仕事の場合は今回触れる内容の影響度合いは少ないと思います。
例えば、工場で毎日生産業務に携わる、現場に行って同じ作業をする、毎日同じような事務作業をする場合など、基本的にはいつ何を行うのかがあらかじめ決められているので毎日同じ様な順番で進めれば問題ないと思います。
但し、最初は決められたことを実施すれば良いのですが、仕事が出来る様になるとリーダーになったり管理する仕事の割合が増えていきます。そうすると自分で考えて何をどのような順番で実施すべきか判断する必要があるので必要になると思います。
一方、最も影響が大きいのは定義が難しいですが企画立案をしたり、組織上ほかの部署をまとめたりする業務です。
もしかすると営業マンも含まれるかもしれません。
企画立案については、組織で実現したいことをチームでアイデアを出し、方針や施策にまとめ、上司の認可を受け、その内容を指示し、出来ているかを確認してさらなる施策を検討し実行するというような業務です。
一般的には会社の地域をまとめる部署であったり、本社にあたる業務になります。
この場合、仕事の種類は様々で計画も複雑ですし、並行していろいろな仕事を進めていきます。
問い合わせに対して、回答しなきゃいけない場合も多いので、仕事の進め方次第で結果は大きく異なります。
進め方がうまい人は仕事が出来ると思われるでしょう、反対も然りです。
今回は後者のイメージで考えていきたいと思います。
仕事のインプット
次に仕事が自分にどのようにインプットされるかについて考えていきたいと思います。
基本的には上司や先輩からの口頭であったりメール等での指示が多いのではないかと思います。
特に最近はメールの割合が多くを占めるのではないかと思います。
上司や先輩以外でいえば、他の部署からの問い合わせであったり、顧客からの問い合わせなどもあると思います。
業務の種類
業務のくくりでいうとあらかじめ決められているものと突発的に発生するものがあります。
あらかじめ決められている業務としては、ある時期の初めその期間に取り組む計画を立てるので、その計画に沿って仕事を進めていくと思います。
組織全体で取り組みたいことが、ある一定レベルの幹部で決定されるので、それをチーム毎に細分化してスケジュールに落とし込みます。
但し決められている業務とは言っても、企画立案業務の場合は検討を進める上で新たな課題が顕在化したり、当初予定になかったことも実施する必要が出たりするのでそのあたりの調整に手間がかかります。
突発的な業務としては、何らかの事件が発生したり、諸々いろいろなことが発生します。
これらの業務は常に変化するものなので、都度整理して優先順位をつけ、計画を見直していく必要があります。
出社したら何をする？
さてタイトルにもある本題ですが、出社したら何をすべきと言う答えはありません。
人それぞれだと思いますが、私の考えを書きたいと思います。
まず、仕事のインプットでもあった様にPCを立ち上げてメールの確認をする場合が多いと思います。
前に触れている様に、仕事の指示や問い合わせは殆どがメールになると思います。
まずはその内容を確認する必要があります。
もし受診したメールを全て細かく見て、全ての対応を行なっている人がいたらどう思うでしょう？
しっかり仕事しているなぁと感じる人もいるでしょう。
私はそうは思いません。
何故なら自分がすべき仕事を把握しないで、メールをこなしていたら本当に重要な仕事をする時間が無くなってしまいます。
メールすら、重要なメールとそうでないメールがあります。
重要なのは、抱えている仕事を顕在化してどの仕事から進めていくかを決めて仕事を進めることです。
ちなみに私が知っている部長クラスの人は1日に数百件以上のメールを受信します。
全てのメールを見ていたら日が暮れてしまいます。
基本は題名を眺めて、自分あてにTOで送信されているメールを中心に、緊急で対応することは無いか、追加の仕事が無いのかをまずは確認します。
何から手をつけるべきか
さてここから仕事開始、何から手をつけますか？
昨日途中まで仕掛かっていた仕事でしょうか？
さっき上司に「これやっといて〜」と言われた仕事でしょうか？
思いつきや、言われたばっかりのことに着手する人は必ず自分の首を絞めます。
何故なら前回の投稿でも書いたように、重要かつ納期が短い仕事を取りこぼす可能性が大きくなるからです。
イメージがつきにくいかもしれませんが、段々仕事の量はスキルの向上に従って増えていきます。
部下を持っても増えますし、管理職になっても増えます。
最も取りこぼしてはいけない仕事を取りこぼす人は評価されるでしょうか？
一番怒られるパターンですよね。。
そして、過去の投稿で記載した通り、そもそも全ての仕事を完璧にこなす時間は無いのです。
抱えている仕事を把握する時間
周りが忙しそうに働いていたり、ピリピリした環境の場合、早く自分も仕事をしなきゃと不安になります。
何かを進めていれば安心するかもしれません。
但し、ここが大きな落とし穴です。
仕事は重要で短納期なものから仕上げなくてはいけません。
今あなたが手に取っているものはそれですか？
ここで重要になってくるのが、自分が抱えている仕事を把握すること。
手書きでもパソコンでも良いですが書いて顕在化します。
そして優先順位をつけます。
そこからどのように進めていくか、どの程度時間がかかるかを見積って、いつ実施するのか計画をします。
すでに計画が出来ていれば、今日新たに追加されたことを反映して計画を見直します。
飛び込みの打ち合わせも入ってくるかもしれません。
重要なことは、仕事に入る前に仕事を見える化し、優先順位をつけて計画へ落とし込みことです。
そしてこれは朝仕事を始める前はもとより、突発で重要な仕事が入ってきた場合にも必要です。
よく緊急事態の時にパニックになって何かに手を付けようとする人がいますが、一旦落ち着いて作戦を考えることが何よりも重要です。
仕事の内容は変化していく
仕事には仕事をどう進めるかの作戦と計画を考えるものと、実際に実行するものがあります。
この２つの割合について、仕事を始めたばかりの時は実行する時間が多くを占めますが、自分の成長に伴い任される仕事が増え、部下も出来れば自分で実際にやる仕事は必然的に減ります。
偉くなればなるほど自分で実行する時間はありません。
良くネットで“朝活している人は年収が高い”
みたいな記事がありますが、管理職であれば部下を含め人を動かすことが仕事です。
その部下の人が会社に出てきてから指示を考えていては非効率です。
その部下の人たちが会社に来た時に指示が出来る様に事前に準備しておくことが仕事なのです。
そういうクラスの人目線では朝早くから仕事することが自分のチームを効率的に動かすことに役立つというとです。
確かにネットの記事も、管理職が多いとすれば必然的に平均年収が高いことも納得なのかもしれません。
最後に
以外と自分が抱えている仕事を把握して優先順位付けをし計画することは簡単ですが、出来ない人も多い印象です。
自分だけで働いているなら、自分の責任ですが、これが出来ない上司の部下はいろいろなことに振り回される事になります。
やること自体は難しく無いですが習慣化するのがなかなか難しいので、少しずつ意識してもらえればと思います。
また仕事が増えすぎてパニックになった時ほど、まずは抱えている仕事を書き出してみるのも経験上、オススメです。
頭の中で、あれやらなきゃ、これやらなきゃと、浮かんでは消えるのを繰り返しているうちに不安がどんどん大きくなります。
書いて整理してみたら、案外いけるかなと思ったりするものですので。
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